Dagens tips är nummer fyra av fem mötesledartips och handlar om dokumentering av mötet alltså protokoll eller minnesanteckningar.
Som mötesledare är det din skyldighet att se till att det sker någon form av dokumentering av mötet. Möten utan protokoll/minnesanteckning förorsakar ofta problem. Människor uppfattar saker på olika sätt och minns olika. Ofta glöms också en del saker bort helt och hållet.
Som mötesledare ska du också se till, att den som utses till sekreterare får möjlighet att skriva vettiga minnesanteckningar/protokoll. Sammanfatta varje punkt innan ni går vidare. Ibland kan du också be sekreteraren läsa upp vad denne skrivit och stämma av om alla uppfattat tex ett beslut på detta sätt. Uppmana till levererans inom 3 dagar om det är vanliga mötesprotokoll. Justera det snabbt och se till att det kommer ut till alla berörda. Protokollet ska vara ett arbetsredskap. Den funktionen försvinner om det tar flera veckor innan det kommer ut.
Som mötesledare är det bra att ha tex tre ledamöter som utgör en sekreterarpool. Då finns det förhoppningsvis alltid någon som är beredd att föra noteringar på mötet. Välj gärna personer som är vana och har lätt att uttrycka sig i skrift annars får du som mötesledare bara korrekturläsa och skriva om i protokollet när du justerar.
Inled varje möte med att läsa föregående protokoll. Då riskerar ni inte att något faller ”mellan stolarna”.
Vid beslutspunkter ska ett protokoll innehålla:
- innebörden av själva beslutet
- när det ska vara genomfört
- vem som ansvarar för genomförandet
- vilka som behöver informeras och av vem
Fler tips kring protokoll får du under kursen effektiva möten